Dématérialisation des factures fournisseurs

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PRINCIPE

La dématérialisation des factures fournisseurs permet d’intégrer dans votre
logiciel de comptabilité des pièces comptables numérisées (sous forme de
fichiers).

ACTEURS CONCERNES

Tous, mais encore :

– Vous qui vous informerez, qui en parlerez à vos collaborateurs, recevant
déjà les premières objections, qui les convaincrez et qui mettrez en œuvre
un plan d’actions

– Vos collaborateurs, bien sûr, premiers acteurs et premiers utilisateurs

– Vos clients que vous n’aurez garde d’oublier, en les informant et, pour
certains, en les formant

PLAN D’ACTIONS

Un tel processus met en scène des acteurs qu’il faut former, pas seulement
à la technique, mais à la procédure, qui met en cause des générations
d’habitudes, des réflexes qu’il faut, non pas combattre, mais faire évoluer
progressivement.

Le plan d’actions consiste à opérer un certain nombre de choix initiaux, à
les décrire précisément, à les mettre en application et, bien évidemment à
en assurer le contrôle.

1. Les choix humains

a) D’abord vous, évidemment en tant qu’organisateur, superviseur et
contrôleur. Votre implication sera permanente et régulière. Vous ne serez
pas l’opérationnel mais interrogerez celui-ci tout au long de la mise en
place.

b) Ensuite, la personne que vous aurez désignée comme référent de cette
nouvelle procédure. Son choix sera primordial dans la réussite du projet.
Ne prenez ni le « geek » du cabinet, ni un collaborateur dont l’attrait
pour ce type de changement est loin d’être évident.

Le profil que l’on peut imaginer serait le suivant :

– Homme/Femme, 35/40 ans,

– Responsable de dossier,

– Utilisateur des outils actuels du cabinet,

– Apprécié de ses collègues

c) Enfin, le client pilote qui acceptera de servir de client test. Là
encore, choix primordial. Il sera artisan (plombier, électricien …), aura
un ou deux compagnons, si possible actif dans sa corporation, et bon
communiquant.

Ces choix ne sont pas anecdotiques, ils conditionnent la réussite de la
première expérience. Vous devez réussir celle-ci pour l’exemplarité qu’elle
représente vis-à-vis des autres collaborateurs du cabinet et aussi
vis-à-vis des autres clients chez qui vous intégrerez le processus de
dématérialisation.

2. Choix de l’outil

Nous trouvons aujourd’hui, à notre disposition, des outils soit faisant
partie intégrante de l’offre de votre éditeur principal, soit proposés par
des éditeurs spécialisés dans ce produit. Pour ces derniers, chacun
veillera à ce qu’il existe une passerelle entre lui et votre logiciel
comptable sur toutes ses facettes et possibilités.

Remarquons, toutefois, que ces derniers éditeurs possèdent généralement une
expérience avérée issue d’une pratique ancienne, gage de fonctionnalités
que l’on ne retrouve pas partout, et gage de facilité d’utilisation par
l’opérateur.

Ce qu’il faut privilégier dans cet outil, entre autres, c’est son
hébergement dans le cloud, sa facilité d’utilisation par le client, ses
possibilités d’utilisation en dehors de la fonction d’intégration comptable
et bien sûr les aides à la formation.

3. Choix de la période

Sur la base d’une année civile, le planning peut se présenter de la manière
suivante :

Juin : choix de l’outil et commande, formation du
référent et choix du client test

Juillet : formation du client test et premiers essais

Septembre : réunion du personnel pour une information
complète sur la procédure engagée et annonce de la généralisation ciblée
avant la période fiscale à venir, client test en application réelle,
préparation de la communication clients concernés, choix des clients
concernés sur la base d’un fichier-clients où l’on aura identifié les
clients TENUE.

Octobre : début de la communication clients qui se
prolongera jusqu’en décembre, formation des collaborateurs et des clients
concernés

Novembre : tests en interne sur les clients choisis et
correction de la liste (éventuellement)

Décembre : formation des clients retenus

Janvier : mise en application

4. Choix des clients retenus

La base des clients devant utiliser ce procédé est celle que l’on définit
sous le vocable Tenue de comptabilité,
c’est-à-dire ceux pour lesquels notre mission va de la collecte de
l’information jusqu’aux comptes annuels.

Le premier travail consiste à les identifier clairement dans votre
fichier-clients de telle sorte à recenser par client les flux concernés,
c’est-à-dire le volume d’écritures du journal d’achats.

Lors de la première année d’utilisation, il est conseillé de choisir parmi
les différentes listes clients du cabinet un échantillon dans chacune des
listes pour familiariser l’ensemble du personnel à cet outil. Il est plus
que conseillé de demander aux collaborateurs en charge de ces clients
d’être les moteurs car les clients suivent souvent les conseils des
personnes avec qui elles collaborent. Ces clients feront l’objet d’une
information voire d’une formation dédiée. La généralisation à tous les
clients concernés viendra dans un deuxième temps.

5. Choix de la communication

Il se fera tant en interne qu’en externe.

a) En interne

Cette nouvelle procédure bouscule les habitudes, les comportements, les
réflexes de chaque collaborateur. Ne négligez pas cette étape. Soyez
pédagogue, précis, attentif, décrivez chacune des étapes et l’impact sur
chacun de vos collaborateurs dans son univers personnel.

Commencez dès le début afin que chacun se sente concerné même si des
objections, bien légitimes, se font jour : « On nous a déjà enlevé la
saisie de la banque, voilà maintenant qu’on va nous enlever la saisie des
factures d’achats ». Cette phrase, on ne vous la dira pas aussi
ouvertement, aussi directement, mais elle sera présente dans beaucoup de
cerveaux. Allez audevant et rassurez, argumentez : « Notre Profession
connait des changements profonds en ce moment, à nous d’y faire face. Nous
en avons déjà connus avec l’arrivée de l’informatique, des réseaux, à nous
de relever ce nouveau défi ensemble » Voilà ce que vous pourrez dire et
vous ajouterez :

– « Nos clients sont de plus en plus exigeants sur le service, sur les
prix, alors utilisons les outils à notre disposition, ceux que nous allons
mettre en place au bénéfice de nos clients mais aussi au notre »

– « Désormais, aucun métier ne reste en l’état, il se transforme au gré des
évolutions technologiques qui nous imposent des changements de
comportements, d’habitudes. »

– « Ce que vous avez toujours fait, les outils actuels le font désormais.
Profitons de ces avancées pour nous libérer de ces tâches fastidieuses,
répétitives et parfois harassantes ; Passons de l’exécution au contrôle. »

– « Passons du passif à l’actif vis-à-vis de tous nos clients, en leur
proposant d’autres services. »

Il est évident que ce type de discours va passer moins bien auprès de
certains collaborateurs. Mais il faut qu’ils l’entendent et, qui, mieux que
vous, pouvez le tenir. Le progrès technique nous oblige aujourd’hui à une «
révolution culturelle » quasi obligatoire. Votre fonction de manager, de
chef d’entreprise et plus d’expert-comptable prendra le dessus. Vous aurez
à transiger, parfois, entre ceux que veulent bien prendre le train et ceux
qui resteront à quai, sachez-le. Rôle éminemment ingrat que vous devrez
assurer en toute lucidité mais au bénéfice du plus grand nombre.

Ces cas seront peu nombreux mais ils existeront, ce sont peut-être ceux-là
qui vous contrarient en ce moment car, avant d’être des chefs d’entreprise,
vous êtes avant tout des hommes. Réflexe bien humain qui doit être dépassé
au profit de l’intérêt général qui, au cas d’espèce, est un cas particulier
: Le vôtre.

Votre plan d’actions chiffrera les temps gagnés avec l’application de cette
nouvelle procédure. Bien sûr, ces prévisions arriveront dans l’espace-temps
que vous mettrez à généraliser à tous vos clients.

Il vous faut ensuite occuper le temps gagné : comment ?

C’est l’occasion de programmer des formations qualifiantes à vos
collaborateurs, leur permettant d’assurer des tâches différentes qui
soulageront leur supérieur qui, de ce fait, aura plus de temps pour
s’occuper de ses clients, avec des missions à plus forte valeur ajoutée. Et
la boucle est bouclée !

Schéma idéal ? Oui idéal, mais vous y tendrez, vous le tangenterez et, au
bout d’un certain temps vous y arriverez.

b) En externe

Une des problématiques de l’économie numérique est de savoir comment, au
travers d’un travail collaboratif, maintenir son chiffre d‘affaires mais
surtout son résultat, en répartissant des tâches que vous étiez seuls à
effectuer dans des dossiers « tenue » ? Il faut donc communiquer avec les
clients.

Notre expérience nous a montré qu’une objection majeure apparaissait très
fréquemment : « Le client voudra-t-il scanner ses factures fournisseurs ? »
Plusieurs natures de réponses existent :

v Méthodologique

• Le client vous apporte ses pièces et vous les scannez au cabinet. Vous en
profitez pour lui montrer la démarche et, avec le temps et votre
assistance, il se rendra compte de la facilité de fonctionnement. N’hésitez
pas à faire la même démonstration chez lui avec le scan portable du
collaborateur.

• Nombre de nos clients comme nous tous reçoivent déjà certaines de leurs
factures numérisées. Pourquoi ne pas demander au client de nous transférer
une copie ?

• Variante de la précédente et, disons, plus osée, pourquoi ne pas demander
au client d’indiquer à son fournisseur votre adresse email ? Vous aurez
pris le soin en amont de créer une adresse chez vous dédiée qui sera
ensuite dispatchée dans les dossiers.

• Rappelons-nous que le 1er janvier 2020, toutes les factures
seront sous EDI. Instaurer une dématérialisation aujourd’hui, c’est
préparer le terrain de demain et il reste encore un peu de temps…

v La formation

• Dans le planning, ci-dessus proposé, nous avons parlé de formation. Outre
le fait d’éduquer le client, voilà une opportunité de mettre en avant les
compétences du cabinet et d’organiser quelques séances collectives de
courte durée qui « feront parler de vous » en convertissant un problème
technique (scanner les factures) en une opération de communication. Le coût
de ces séances sera largement amorti par le bénéfice retiré.

v Financières

Lors de votre réponse, vous mettrez en avant les avantages clients :

• Plus d’envoi de pièces ni de déplacement : moins de perte de temps et
d’argent.

• Le client conserve ses originaux dont il peut avoir besoin à tout moment…

• …Et ses factures fournisseurs numérisées sont accessibles gratuitement en
ligne, à tout moment.

• Communication plus aisée avec le collaborateur du cabinet : les deux
peuvent avoir la pièce sous les yeux en même temps pour une explication

• Certains outils permettent de rechercher facilement des factures avec des
mots-clés.

Exemple 1
: Lors de la valorisation de son stock, le client retrouve les prix d’achat
de l’article recherché. A-t-on toujours le stock pour clôturer les comptes
à temps ?

Exemple 2
: Lors d’un rendez-vous fournisseur, le client peut facilement consulter
sur une période donnée ses derniers achats et comparer les tarifs.

Ces arguments que vous mettrez en avant prouveront au client votre rôle de
conseil tout en lui faisant remarquer que la technologie vient désormais,
de manière intelligente, assister le chef d’entreprise.

Il faut envisager l’argument financier dans toute son acception,
c’est-à-dire une minoration des honoraires. Mais minoration sur la partie
saisie et non sur l’ensemble, d’où la question : Votre lettre de mission
détaille-t-elle les différentes phases de votre mission ?

Si oui, vous n’aurez qu’à agir sur ce montant sachant que le client
s’attendra à un effort conséquent. Lors de la rédaction de la lettre de
mission, vous aurez pris garde de ne pas confondre prix de revient et prix
de vente, en particulier sur la phase collecteenregistrement, en
privilégiant révision et comptes annuels au détriment de la première phase.
C’est pourquoi, vous complèterez les lettres de missions anciennes par un
avenant détaillant les différentes phases.

v Humaine

Elle met en jeu le collaborateur, interlocuteur privilégié et rapproché du
client. En effet, qui peut mieux que le collaborateur en charge du dossier,
connaître les habitudes, bonnes ou mauvaises, du client ? Ainsi, avant de
convaincre le client, il vous faudra donc convaincre le collaborateur. Dans
le choix des premiers clients équipés, assurez-vous, à défaut d’accord, de
l’assentiment du collaborateur. Convaincu par les premiers succès, il sera
d’autant plus enclin à convaincre les autres.

La dématérialisation des factures fournisseurs et leur intégration de votre
outil comptable est un enjeu majeur qui va au-delà-là du simple gain de
productivité. Pourquoi ? Parce que cette façon de travailler s’applique à
d’autres documents :

– Les opérations bancaires

– Les factures clients de nos clients

– Les échanges avec l’administration fiscale

– Les échanges avec les organismes sociaux

Et cette façon de travailler, basée sur le collaboratif, sera celle de
demain quel que soit le partenaire informatique en place. La
dématérialisation des factures fournisseurs et au-delà tous les processus
de l’économie numérique appliqués à notre Profession devront être adoptés
dans un délai rapproché et par tous.