zéro papier, rêve ou réalité ?

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Notre activité quotidienne d’expert comptable ne se conçoit pas sans papier.
Courriers, factures, déclarations sont supportées par le papier.
Les éléments de preuve ne peuvent s’imaginer sans papier où sont indiqués les éléments obligatoires de la dite preuve.
Voilà encore les réflexes que nous avions, il y a peu.
Les habitudes ont la vie dure, les traditions, les comportements sécuritaires accrochés à notre travail quotidien ont encore de beaux jours.
Jamais les fabricants de papier n’ont autant produit, vendu les fameuses ramettes 21 x 29,7.
Des outils ont même été créés pour les détruire dans des conditions de confidentialité absolue.
Le « poison » et l’ »antidote » se confortent au fil du temps, se motivant l’un l’autre, se réjouissant de leur activité mutuelle.

Et pourtant !

Et pourtant, ne nous a-t-on pas annoncé l’ère du « SANS PAPIER », l’ère des bureaux vides de documents, l’ère du classement automatique associée aux outils de recherche (requêtes).
Depuis 10 ans environ, il y a à la fois mise à disposition d’une technologie de remplacement et montée vertigineuse de la consommation de papier.

Paradoxe ?

Contradiction ?

Laxisme ?

Devant ce double mouvement, le papier dit recyclé est apparu. Solution fallacieuse, mais solution quand même, même provisoire.

Quel constat pessimiste, direz-vous !

Quand le développement durable et la préservation de la nature tiennent le haut du pavé, dans nos quotidiens, nous imprimons, dès notre arrivée au bureau, le mail, évidemment, important.

Et, nous, Experts-Comptables, que faisons-nous ?

Nos outils nous permettent de diminuer la consommation, mais, il faut que l’ensemble de nos interlocuteurs aient, dès lors, la même attitude.

L’Administration, reconnaissons le, s’est mise au gout du jour.

Ce sont télé déclarations, télépaiements qui sont quotidiennement produits ou émis.

Nos systèmes internes nous permettent désormais de réduire le nombre d’éditions, mais pas sur tout.

Quand une TPE nous confie « ses documents », nous nous empressons de les photocopier pour en garder trace.

Parallèlement, le client s’en trouve démuni pendant un certain temps et nous appelle pour les récupérer au plus vite.

Notre mission de base (production des comptes annuels) nécessite une triple démarche :

Elle se synthétise par ces trois lettres

C    T    R

C           COLLECTER L’INFORMATION

T           TRAITER

R           RESTITUER

Les étapes 2 et 3 (T et R) peuvent désormais se « passer » de papier.

Le Traitement fait appel à la puissance de nos ordinateurs associée à l’ »intelligence » des programmes.

La Restitution utilise, souvent, le fameux format .pdf et le transport des comptes rendus et commentaires  navigue sur internet de boite mails en boite mails.

Qu’en est-il de la Collecte ?

C’est là que le bât blesse !

Et, il blesse, avant tout, sinon uniquement, sur le traitement comptable des factures fournisseurs.

Documents non normalisés, de forme et de couleur différentes, présentés selon les us des émetteurs, nos TPE n’ont pas encore pris l’habitude d’en demander une version numérique.

Dès lors, les manipulations commencent.

Depuis peu une technologie existe, simple, sécurisée, assurant fiabilité et rapidité.

Quelle est-elle ?

L’entreprise scanne ses factures, les regroupe dans un fichier et envoie ce fichier sur un site internet dédié. L’expert-comptable se connecte sur le site et grâce à l’OCR performant et à un paramétrage étudié comptabilise les factures automatiquement.

L’OCR est un logiciel de reconnaissance de caractères.

Il permet une identification des zones de la facture indispensables à sa comptabilisation.

Surprenant, n’est ce pas ?

MAIS RÉEL ET TESTÉ !

Ce sont 85 % des factures qui sont traitées, les 15 % restants devant faire l objet d’une action manuelle.

Les factures sont conservées sur le site 10 ans. La TPE peut de ce fait aller les consulter, les éditer, les trier par fournisseurs, par date etc….

Voilà une valeur ajoutée que nous pouvons apporter à nos services.

Comme quoi, avec un minimum de procédures, d’organisation et de technologie, l’ère du « sans papier » pointe son nez.

Ce n’est qu’un exemple, il pourrait être dupliqué.

Mais, c’est aussi un changement de comportement, de mentalité, un changement culturel, en un mot : un changement d’habitudes.

Sommes-nous prêts, nous, Experts-Comptables à franchir le pas ?

NOUS N’AVONS PAS LE CHOIX